バックオフィスWorld 出展レポート：PRスタッフとして活躍したイベントコンパニオン・長谷優香さんの成果とは？

2025.04.26

1. イベント概要

2025年1月29日（水）～31日（金）の3日間、東京ビッグサイトで開催されたバックオフィスWorldは、企業の経理・総務・人事・IT管理などを効率化する製品やサービスが集結するビジネス特化型の展示会です。AIやRPAを活用した最新ソリューションから、クラウド型の業務ツールまで、多数の企業が自社の強みをアピールする場となりました。

この展示会は経営層やバックオフィス部門の責任者、情報システム担当者など、業界関係者の来場が大半を占めていますが、スタートアップや中小企業の現場担当者も多数参加しており、具体的な導入に向けた商談が活発に行われました。規模も年々拡大しており、これまで以上に多様な製品・サービスが提案される場となっています。

今回出展されたブース（※企業名・ブース名は非公開案件）では、以下の目的を掲げていました。

新規顧客の開拓・製品認知度の向上
- 自社ソリューションの機能や導入メリットを広くPRし、新規リードを獲得。
既存顧客との関係強化
- 展示会を通じてアップデート情報や新機能のデモを行い、継続利用・追加導入を促進。
ブランドイメージの向上
- 他社ブースとの差別化を図り、自社サービスの優位性や最新技術への取り組み姿勢をアピール。

こうした複数の目標を達成するため、来場者との最初の接点づくりが重要になりました。

2. コンパニオン起用の背景・狙い

なぜコンパニオンが必要だったのか

バックオフィス系の展示会は、数多くのシステムベンダーやサービス企業が出展しており、来場者が短時間で複数のブースを効率よく回ります。そこで、

目を引くブース演出
的確な声掛けでの誘導
簡易的なサービス説明・リード取得の強化

が鍵になります。社内の専門スタッフが商談や技術的なデモに集中する一方、初期のアプローチやパンフレット配布などを担ってくれる存在が必要不可欠でした。

株式会社ファクトを選んだ理由

数あるコンパニオン派遣企業の中で、株式会社ファクトが選ばれたポイントは以下の通りです。

豊富な実績と評判
- 大規模な展示会や、BtoB特化のビジネスイベントでの経験が豊富。企業担当者からの評価も高い。
コンパニオンのクオリティと研修体制
- イベントコンパニオンとしてのスキルだけでなく、実際の製品知識を学ぶ研修があるため、来場者の質問にしっかり対応できる。
スタッフのコミュニケーション能力
- 明るい笑顔と柔軟な対応力により、敷居が高く感じられがちなITソリューションブースでも来場者との対話をスムーズにする。
柔軟な対応・サポート力
- 急な変更やトラブルに対しても的確にフォローしてくれ、安心してブース運営を任せられる。

3. コンパニオンの具体的な役割・業務内容

今回、株式会社ファクトから派遣されたのは、明るい人柄とテキパキとした業務遂行能力が魅力の長谷優香さんです。彼女はブースのPRスタッフとして、以下のような業務に注力しました。

業務の詳細

ブース前での声がけ・誘導
- 通路を行き交う来場者に向け、システムの特徴やデモ開催時間などを手短にPR。ブース内への導線をスムーズに確保。
名刺の取得・パンフレット配布
- 専門スタッフへの引き継ぎ前に名刺交換を行い、興味度合いに応じたパンフレットやノベルティを的確に手渡し。
商品の簡易説明・受付業務
- 専門的な質問は担当スタッフへ引き継ぎつつも、基礎的なサービスメリットや費用感を簡単に伝え、会話の導入をスムーズに。
SNS向け写真撮影対応
- イベントの写真や動画をSNSへ投稿したい来場者に応じて、ブース演出を映えさせるポージングや背景案内をサポート。
来場者フォローアップのサポート
- 裏方スタッフと連携し、パンフレットやノベルティの在庫状況を管理。必要に応じて追加を準備・連絡するなど、当日の運営を下支え。

事前準備・研修内容

商品やサービスの知識レクチャー
- デモ内容や特徴的な機能のポイントを覚え、来場者からの基本的な質問にはスムーズに対応できるよう準備。
ブースのコンセプト共有
- ブースのデザインや出展目的を理解し、それに合わせた声掛けトーンや立ち位置を確認。
対応マニュアルの作成・共有
- 名刺交換のフロー、混雑時の誘導方法、問い合わせの引き継ぎ先などを事前にマニュアル化し、当日のトラブルを最小限に。

こうした事前準備により、長谷優香さんは初日から高いパフォーマンスを発揮できました。

4. 当日の様子・成果

集客効果（数値・体感）

3日間を通じて、ブースには延べ1,200名以上の来場者が訪れました。名刺の交換数は約300枚にのぼり、前年の展示会と比較して約25％の増加を記録。特に、初日の午後と最終日の午前中に想定外の混雑が発生し、急遽パンフレットの追加発注が必要になるほどの盛況ぶりでした。

担当者によれば、「例年よりもブース滞在時間が長い来場者が増え、具体的な導入相談が多数寄せられた」とのこと。長谷優香さんの声掛けに誘われた来場者が、そのままブース内で長時間商談に至るケースも目立ちました。

ブース内の雰囲気やデザインとのマッチング

今回はバックオフィスの効率化という無機質な印象になりがちなテーマを、親しみやすさと先進性を演出するブースデザインでカバーしました。全体的に白とブルーを基調としたシンプルな装飾が、ITソリューションのクリーンなイメージを引き立てていたという評価が多かったです。

長谷優香さんのユニフォームも、ブースカラーとコーディネートされたシンプルかつスタイリッシュなものを採用。会場全体での統一感があり、写真映えやブランドイメージの強化にもつながったといいます。

顧客とのコミュニケーションの質

来場者アンケートによると、多くの方が「話しやすくて入りやすかった」と感じており、特にブース前での声掛けが「自然かつ的確で、思わず足を止めてしまった」という意見が目立ちました。

初めてバックオフィス系システムを検討している企業担当者からは、「専門スタッフにいきなり質問するのは抵抗があるが、コンパニオンが笑顔で声をかけてくれたので、気軽に話し始められた」という声がありました。こうしたイベントコンパニオンの存在が、展示会特有の“最初の一歩”を大幅にハードルダウンしてくれる好例といえます。

5. 会場での評価・フィードバック

社内担当者や同僚からの評価

「想定以上に話しかけてくれる来場者が多かった」
専門的な内容の展示会では、企業担当者自身が積極的に客引きする必要があるが、それをコンパニオンが補完してくれることでスタッフは商談に専念できた。
「ブースが終始活気づいていた」
明るい声掛けと効果的な誘導で、人の流れが途切れることが少なく、ブース全体に活気が生まれた。

来場者・顧客からの声

「話しやすい雰囲気のおかげでブースに立ち寄りやすかった」
IT系の展示会ではどうしても敷居が高い印象があるが、フレンドリーな雰囲気で分からない点を気軽に聞けた。
「パンフレットをスマートに受け取れた」
関心のあるサービス内容に合わせて資料を勧めてくれたため、無駄がなくてよかったという意見が多数。
「SNSに投稿するための写真を手伝ってくれた」
展示会の記念に撮影する方が多く、対応の丁寧さが企業イメージ向上につながった。

株式会社ファクトとの連携に関する評価

事前打ち合わせや当日のオペレーションについては、「丁寧でコミュニケーションがスムーズ」と評価されています。急なパンフレット不足に際しても、株式会社ファクトのスタッフが迅速に対応方法を提案し、混乱を最小限に抑えられました。

ブース担当者からは「困ったときにすぐ連絡が取れるのは大変助かる」「スケジュール変更にも柔軟に対応してもらえた」といった声が寄せられ、今後も継続して利用したいとのことです。

6. 課題・改善点

集客が偏る時間帯があった
オープン直後は比較的閑散とし、午後になると一気に来場者が増えた。今後はイベントスケジュール（セミナー開始・終了時間など）を考慮した声掛けや、予約制のデモを導入するなどの工夫が必要。
説明資料の不足
当初の想定よりもパンフレットが早々に不足し、追加注文を行った。事前の在庫計算やデジタル資料導入も検討したい。
コンパニオンの人数バランス
1名での対応は混雑時にすべてをカバーできず、対応しきれない場面もあった。今後は、来場者数を見越して複数名体制を検討する可能性がある。

7. 全体の総評・今後の展望

出展目的に対しての達成度

今回、ブースの目的である「新規顧客の獲得」「既存顧客との関係強化」「ブランドイメージ向上」の3つは、総じて高い達成度を示しました。新規リードの獲得件数は前年から大きく伸び、既存顧客へのアップセルにつながる具体的な商談も複数成立したとの報告があります。

さらに、アンケートやSNSの投稿を見る限り、「ブースに入りやすい雰囲気」と「スタッフの丁寧さ」が企業イメージの好感度アップに大きく寄与したようです。

今後の展示会やイベントでの活用計画

今回の成功を踏まえ、企業側では以下の施策を検討中です。

複数名のイベントコンパニオンの起用
ピーク時の来場者対応をより円滑にし、さらなるリードの獲得を目指す。
オンライン連携の強化
オンラインでのウェビナーやライブ配信と合わせたハイブリッド出展を企画し、ブース内でコンパニオンが誘導を担う。
商談システムの導入
コンパニオンがアプリ等を使い、その場で空きスケジュールの専門スタッフと商談予約を組む仕組みづくりを検討。

総じて、現場での「短時間で印象を与える力」がいかに大切かが改めて認識され、今後も展示会においてイベントコンパニオンを積極活用していく方針となっています。

9. 連絡先・問い合わせ情報

今回のブースで活躍したイベントコンパニオン・長谷優香さんの派遣や、展示会運営における人材サポートに興味がある方は、下記までお問い合わせください。

株式会社ファクト　問い合わせ窓口
- TEL：03-5937-0309

企業の課題に合わせた最適な人材とサポート体制を提供する株式会社ファクト。専門知識の習得や柔軟な対応力を備えたコンパニオンが、展示会の成果を飛躍的に高めるお手伝いをいたします。

上記が、2025年1月29日～31日に開催されたバックオフィスWorldにおけるブース（非公開案件）の出展レポートです。イベントコンパニオンとして抜群の存在感を発揮した長谷優香さんの活躍を通じて、来場者の“最初の一歩”を引き出す大切さを改めて実感できた展示会でした。

次回以降の展示会を成功させるための参考にしていただければ幸いです。