企画から当日まで。イベント準備の流れを知ろう | イベントコンパニオン派遣ならチャーミーズ☆エンジェル
累計派遣数100,000人突破!イベントコンパニオン派遣ならチャーミーズ☆エンジェル

イベント成功の秘訣

Secret of success
イベント準備の流れを知ろう

◎企画から当日まで。イベント準備の流れを知ろう

イベントを開催するためにはさまざまな準備が必要です。せっかく面白そうな企画を考えても、準備を怠ることで失敗につながってしまうかもしれません。

まずは、イベントを開催するまでに必要な準備や全体の流れを
把握しておきましょう。

イベント開催までの大まかな流れ

イベント開催までの大まかな流れ

イベントの企画や目的が決定したら、その内容に合った会場を選ぶところから始めましょう。仮押さえができる場合もありますので、いくつか候補を決めてその中から選んでいくのがおすすめです。会場を決めると同時に日時も決めなければなりません。平日と休日のどちらが良いのか、時間はどれくらい必要かなどを踏まえたうえで、具体的な日時を決めていきます。この辺りは、ターゲット層によって変わってくるでしょう。 会場と日時の両方が確定したら、制作会社や協力してくれる会社のスタッフを集め、当日の進行スケジュールの作成や会場のレイアウトの作成といった細かな作業に当たっていきます。また、イベントのことを周囲に知らせるために、チラシの作成、配布やホームページ掲載といった告知も忘れてはいけません。

イベント開催までの大まかな流れ

イベントスケジュールはしっかり作成すること!

イベントスケジュールはしっかり

イベントを開催するに当たって、スケジュールの作成が非常に重要なポイントとなります。 スケジュールとは、イベントを開催するまでの準備期間と、当日のタイムスケジュールの2種類に分けられ、どちらもしっかりと計画を立てる必要があります。
当日までの準備に関しては、いつまでに何が終わっていれば良いのかというスケジュールが明確でなければ、当日までに準備が間に合わないといった事態に陥ってしまう可能性があります。そのため、進行具合をチェックできるようにイベントまでの毎日のスケジュールを立てなければなりません。もし作業が遅れているようであれば、ペースアップするか人員を投入するなどの対策が必要となってくるでしょう。
当日のスケジュールでは、分単位のスケジュールを組む必要があります。プログラムの開始時間と終了時間を決め、そのプログラムの内容を見ながら所要時間はどれくらいになるのかを考えましょう。事前に用意するものや担当者の役割などを同時に決めておくことで、全体の流れを把握しやすくなります。

「当日までの準備」、「当日のスケジュール」のどちらにおいても、余裕を持ったスケジューリングが大切です。イベントが終わるまでに、どのようなハプニングやトラブルがあるかわかりません。万が一の事態に備え、時間に余裕を持ったスケジュールを立てるようにしましょう。

イベント会場を選ぶポイントは?

会場選びは準備段階においても重要な要素です。イベントに合った会場であることはもちろん、広さや使いやすさなども考慮しなければなりません。選ぶ際のポイントとしては次のような点が挙げられます。

◆アクセスが良い

アクセスの良さは重要なポイントです。場所がわかりやすく、駅から会場までが近い、利用できる路線が複数あるといった場所が理想です。アクセスの良さは参加者を増やす重要なポイントとなるので、慎重に決めた方が良いでしょう。

◆予算内におさまるか

会場が広ければ広いほど料金は高くなります。会場費のほか、備品代や音響代、照明代もかかるので、予算に合った会場選びが重要です。

◆規制やルール、設備について

飲食や装飾などに関しては、会場によって規制やルールがあります。イベントの演出ができないということがないように、あらかじめ会場の規制やルールを確認しておきましょう。また、会場の下見をする時には、広さ、音響や照明などの備品、スタッフの控室、トイレの数などを必ずチェックするようにしましょう。

ステージの設置は1週間前までに完成させる

ステージの設置は1週間前までに

企画内容や演出にもよりますが、ステージや舞台美術、大道具や小道具などは最低でも1週間前までには完成させるようにしましょう。これは、完成した舞台でシミュレーションをして、上手くいかない点や変更点などを確認する必要があるためです。ギリギリまでステージが完成していないと、入念なチェックができず当日にミスが発覚してしまうことも。余裕を持ってステージを完成させるように意識をしましょう。
イベントを滞りなく進行させるためには、しっかりとした準備が大切です。そのためにも、まずは細かいスケジュールを立ててみましょう。時間に余裕を持ったスケジュールを立てることで、イベントの成功につながるはずです。

コンパニオンのご依頼はこちらから

news

FACT提供!!「グランド☆スラム」アーカイヴ公開中!!

せんじつ       コチラのNEWSコーナーにて…

続きを読む

FACT提供!! FM西東京から毎週金曜24:00〜ラジオSTART☆

FACTが以前より応援させていただいております     &n…

続きを読む

【急上昇中☆☆☆】撮影モデルのお仕事 vol.03

早くも   第3弾   になります!!   モデル…

続きを読む

Blog

FACT所属のエンジェルたち、活躍中のモデル、アーティスト、イベントコンパニオンのブログです。お仕事の様子やプライベートな話など、随時更新しています☆

dengi na chas v kazino

Игровые автоматы игровые автоматы играть…

続きを読む

Why Almost Everything You’ve Learned About Writing Essay Help Is Wrong and What You Should Know

Why Almost Everything You’ve Learn…

続きを読む

琴子『ことこのコトコト日記』 #004

  どーもー!  水曜日担当ことことだよう🤤♡  ついに私にも念願の羽…

続きを読む