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イベントコンパニオンを派遣する時の確認ポイント!

Secret of success
イベントコンパニオンを派遣する時の確認ポイント!

◎イベントコンパニオンを派遣する時の確認ポイント!

イベント会社やコンパニオン登録会社へイベントコンパニオンの手配を依頼したが、「イベント当日、急にコンパニオンが来ない」…しかしコンパニオンが来ないからといって、イベントの内容を変えることや、日程の延期はできないはずです。

このようにイベント時の急なトラブルを失くすためにも、イベントコンパニオンの派遣を依頼する時には、事前によく確認しておきたいポイントがいくつかあります。それはどんなものでしょうか。

事前によく確認しておきたい項目

派遣する時の確認ポイント

「イベント当日にコンパニオンが来ない」
「求めていたようなコンパニオンが用意できなかった」

そんな事態を招かないために、事前に確認したいのは以下の項目です。

◆依頼内容

イベントと言っても、内容や規模がそれぞれ違います。それによってどういった人材が必要なのか、何人ぐらい必要かなど全く変わってきますので、まずはどういったイベントでどういった業務内容をお願いしたいのか、事前に細かく要望を伝え、打ち合わせしておく必要があります。そうすれば、派遣する会社の方でも、クライアントがどういうタイプのコンパニオンを希望しているか分かりますので、全く違うタイプが来た、人数が足りない、そんなトラブルも防ぐことができます。

◆衣装はどちらが用意するのか

予定通りのイベントコンパニオンが来ても、着てもらう衣装が無ければ意味がありません。 そこで衣装についても事前に確認しておく必要があります。当日になって衣装が用意できなかったということがないよう衣装は自社で準備するのか、それともイベント会社でレンタルするのか、また全く別の所で借りるのかなど、イベント会社としっかり打ち合わせをしておきましょう。

◆営業地域

イベント会社や派遣会社では、その会社によってイベントコンパニオンを派遣できる地域が限られていたり、遠方になると交通実費などの追加料金がかかることがあります。今回イベントを行う地域にその会社からコンパニオンを派遣してもらうのは可能なのか、またその地域へ派遣するために追加料金が必要なのかなども事前によく確認をしてください。

◆料金システム

料金システムも会社によって違いますので、よく確認しておくことが必要。基本料金だけでも派遣されたコンパニオンの能力によって違う場合がありますし、早朝など時間帯によって、また遠方への派遣にはコンパニオンの派遣料金自体にも追加料金がかかる場合があります。細かいことではありますが、あとから料金上のトラブルにならないように、必ず確認しておきたい内容です。

◆トラブル時の対応について

連絡の行き違いや交通トラブルなど、予定していたコンパニオンが、約束の時間に遅れたり、その日来れなくなるという可能性もあります。そういった時に派遣を依頼した会社と連絡が取れないでは困ります。当日トラブルが起きた時にはどこに連絡すればどのように対応してくれるのか、これも事前に確認しておくべき重要なポイントです。

今までずっとお付き合いしてきた会社だから分かってるはず、そんな油断が大きなトラブルに繋がることもあります。料金の改正やお互いの担当者が替わることなどもあるはずですので、これまで取引があった会社だからといって油断せず、案件ごとに毎回必ず、これらの項目を確認するよう心がけましょう。
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